Undgå, at ”5-minutters-opgaverne” spolerer hele dagen

Du har sikkert prøvet det før:
En medarbejder eller lederkollega spørger, om du lige har 5 minutter.
Du svarer ja og fortryder med det samme.

5 minutters-fælden

For du ved jo godt, at det aldrig kun tager 5 minutter. Men du kommer til at svare ja, fordi du gerne vil være en synlig og tilgængelig leder. Også selv om du udmærket godt ved, at forstyrrelsen går ud over det, du egentlig var i gang med, eller at du nu kommer for sent til dit næste møde.

”Har du lige 5 minutter-fælden” er en af de tidsrøvere, som dukker op igen og igen, og som giver en masse frustrationer hos de ledere, jeg rådgiver.
Derfor har jeg den her anbefaling til dig:

Har du ikke 10 minutter, så sig nej.

3 spørgsmål der giver overblik og sparer tid

Eller stil de her 3 spørgsmål, før du beslutter dig for at sige ja eller nej:

1. Hvor vigtigt er det?
2. Mener du reelt 5 minutter, eller hvor lang tid tror du, vi skal bruge?
3. Hvad drejer det sig om?

Rækkefølgen på de tre spørgsmål er ikke tilfældig.

Ad 1) Din tid er dyrebar, så den skal prioriteres. Det vigtigste først.

Ad 2) De 5 minutter begynder i samme sekund, du bliver spurgt, om du har 5 minutter. Man bruger den tid, der er, og lidt mere. For at respektere din tid, så få sat en realistisk tid på, og hold så tiden.

Ad 3) Den anden bruger tid på at tale om det, og din hjerne går i gang med at forholde sig til emnet. Begynder du med dette spørgsmål, kunne du derfor næsten lige så godt have sagt ja med det samme. Og det er som regel det spørgsmål. man begynder med. Dermed er du hoppet lige lukt ned i tidsfælden. Nu ved du bedre.

Det tager aldrig kun 5 minutter.

Det finder den anden som regel ud af, før I kommer til spørgsmål 3. I så fald har vedkommende nu ansvaret for at booke dig på et tidspunkt, der passer i din kalender. Sker det ikke, har du nu den rette viden til at vurdere, om du skal bruge tid på spørgsmålet nu, eller om det kan vente til senere.

Pas på din tid. Det gavner dig og dine medarbejdere.

Tid er din vigtigste ressource. Desværre er din hjerne programmeret til at spilde tiden. Jeg har udviklet et værktøj, som kan hjælpe dig med at bruge tiden rigtigt. Det er super enkelt og derfor effektivt. Du kan bruge på mange måder:

• Alene til egne opgaver
• Til at få overblik på projektniveau
• I 1 til 1 samtaler med dine medarbejder
  • fremadrettet
  • som status